Deducibilità rimborsi spese e obbligo di tracciabilità
Dal 1° gennaio 2025, la deducibilità rimborsi spese ha subito una svolta importante con l’entrata in vigore del decreto “Fiscale”.
Le nuove disposizioni incidono direttamente sulle imprese, sulle società di capitali e sui professionisti, introducendo un regime più rigido ma al tempo stesso più chiaro.
Comprendere queste novità non è solo un adempimento burocratico: significa poter gestire meglio il bilancio, ottimizzare il carico fiscale e proteggere il patrimonio aziendale.
Le nuove regole di tracciabilità che ogni imprenditore deve conoscere
Le nuove norme chiariscono che le spese sostenute in Italia per vitto, alloggio, viaggi e trasporto tramite taxi o NCC sono deducibili solo se il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili: carte di credito o debito, bonifico bancario, pagamenti elettronici. Non sono quindi più deducibili fatture o ricevute saldate in contanti.
La novità di grande rilievo riguarda invece l’estero: in caso di trasferte internazionali, i rimborsi spese rimangono deducibili anche se i pagamenti vengono effettuati in contanti.
Questa distinzione è stata introdotta per superare le difficoltà operative in contesti geografici dove i mezzi elettronici sono poco diffusi.
La norma risolve così una disparità di trattamento che aveva generato numerose contestazioni e fornisce alle imprese una base più solida su cui pianificare i propri viaggi di lavoro.
Rimborsi spese per vitto e alloggio: attenzione alla documentazione
Le spese di vitto e alloggio sono quelle maggiormente coinvolte. Per essere deducibili, occorre che la fattura o la ricevuta siano intestate all’impresa o al professionista e che il pagamento risulti tracciabile. Non è quindi più ammesso portare in deduzione documenti generici o non correttamente intestati.
Per gli imprenditori e le società, questo significa che ristoranti e hotel in Italia devono essere pagati con strumenti tracciabili.
Il documento fiscale dovrà essere intestato all’azienda o al professionista. La stessa regola si applica quando si rimborsano ai dipendenti le spese sostenute durante le trasferte. Il vantaggio? Una maggiore linearità nella gestione contabile e nella pianificazione dei costi.
Questo significa che le aziende dovranno dotarsi di procedure interne più stringenti:
- i dipendenti dovranno essere formati a richiedere sempre fatture intestate
- i responsabili amministrativi dovranno verificare la modalità di pagamento
- sarà necessario conservare con precisione tutta la documentazione giustificativa.
Trasferta di lavoro: nuove opportunità e limiti
Le novità incidono direttamente sulla gestione delle trasferte.
- In Italia: deducibilità subordinata a pagamenti tracciabili.
- All’estero: deducibilità ammessa anche con pagamenti in contanti, senza penalizzazioni fiscali.
Questa distinzione elimina disparità di trattamento e riduce le difficoltà operative delle imprese che operano sui mercati internazionali.
Lavoro autonomo e professionisti
Le modifiche non riguardano solo le imprese, ma anche i professionisti: le spese di vitto, alloggio e viaggio non rimborsate dal cliente, se sostenute in Italia, sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
La stessa regola si applica anche ai rimborsi spese analitici riconosciuti ad altri professionisti incaricati di attività specifiche. Questo obbliga tutti i lavoratori autonomi a una gestione più attenta dei costi, con una contabilità che rispetti i criteri richiesti dal TUIR.
Spese di rappresentanza
Dal 2025, anche le spese di rappresentanza (cene aziendali, eventi con clienti e fornitori) devono essere pagate con strumenti tracciabili per essere deducibili. Un cambiamento che impone maggiore attenzione nella gestione amministrativa quotidiana.
Per le imprese, questo significa dover pianificare gli eventi aziendali non solo in ottica commerciale, ma anche con attenzione alle modalità di pagamento e rendicontazione.
Perché le nuove regole sono strategiche per le imprese
Per gli imprenditori e le PMI, comprendere e applicare correttamente la deducibilità rimborsi spese non è solo un obbligo, ma un’opportunità per:
- ottimizzare la fiscalità aziendale
- ridurre rischi di contestazioni in caso di verifica
- migliorare il controllo di gestione
- pianificare le trasferte in modo più efficiente.
Come Dottore Commercialista, suggerisco di rivedere le procedure interne, aggiornare i regolamenti aziendali sulle spese e formare il personale, affinché ogni voce sia tracciata e correttamente registrata.
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